Kundberättelse

Kommentera.com frigjorde tid för det väsentliga

Prisma Lappeenranta ville effektivisera processen för granskning och godkännande av marknadsföringsmaterial med hjälp av Kommentera.com. Genom att samla material, kommentarer och godkännanden på ett och samma ställe har processen blivit snabbare och smidigare. Samtidigt har både dubbelarbete och risken för fel minskat betydligt.

Läs mer om Prisma Lappeenrantas erfarenheter av Kommentera.com nedan.

E-postflödet tär på både nerver och lönsamhet

Många som arbetar med expertuppgifter känner igen problemet: under dagen plingar inkorgen oavbrutet och det egentliga arbetet riskerar att drunkna i e-postflödet. På Prisma Lappeenranta brottades man med samma utmaning och började lösa problemet steg för steg.

Det första som granskades var produktionsprocessen för marknadsföringsmaterial, som präglades av ineffektivitet och dubbelarbete. Ännu i början av året kommenterades materialet mellan Prisma och reklambyrån via e-post, vilket hade lett till en orimligt stor mängd meddelanden för varje enskilt material. Den onödiga kommunikationen syntes inte bara i den arbetstid som gick förlorad på Prisma, utan också på reklambyråns faktura. Man kunde inte heller alltid undvika fel.

Prisma Lappeenranta sökte en tjänst för snabb och enkel kommentering och godkännande av digitala dokument. Valet föll på kommentera.com och målet med den förnyade processen var att göra produktionsprocessen tydligare, minimera mänskliga fel och spara arbetstid.

”Det är sällan vi får material färdigt på första försöket. Vanligtvis har vi 2–4 kommentarsrundor, och så många som 4–5 personer kan kommentera samma material. Tiden som läggs på kommentering räknas på årsnivå i dagar.”
– Antti Punkkinen, Prisma-chef, Prisma Lappeenranta

Kommentera.com mot e-posttennis: 6–0

Tack vare tydliga instruktioner var det enkelt att ta tjänsten i bruk, och tjänsten var lätt att lära sig och använda. Hittills har Prismas personal inte heller behövt vända sig till Kommentera.coms support. Även målen med införandet – tydligare kommentering, färre fel och tidsbesparingar – har uppnåtts.

Bland Kommentera.com-användarna på Prisma Lappeenranta har tjänstens användarvänlighet och tydlighet fått mycket beröm. Varje teammedlem har ett eget personligt konto, dit material som kräver personens kommentarer skickas.

Med den nya modellen får varje teammedlem alltså endast aviseringar om de arbeten som kräver just deras granskning – det blir inga fler ändlösa ”svara alla”-meddelandetrådar.

”Kommentera.com är ett mycket välfungerande system. Det vinner över e-posttennis med 6–0.”
– Antti Punkkinen, Prisma-chef, Prisma Lappeenranta

Kommentera.com har underlättat och effektiviserat arbetet inte bara för Prismas personal utan också för deras reklambyråspartner – och sparat arbetstid för båda parter.

I kommentarsvyn finns alla kommentarer samlade på samma ställe och hela teamet kan se de andras kommentarer på samma sida. Detta har lett till en betydande minskning av dubbelarbete. På motsvarande sätt kan även representanten för reklambyrån eller den som producerat materialet se alla skickade kommentarer i en och samma vy och färdigställa materialet på en gång.

Mindre krångel, färre fel

93 % av alla Kommentera.com-användare uppger att tjänsten har minskat antalet fel. Även på Prisma Lappeenranta märks den lugnare e-posttrafiken i form av en betydande minskning av antalet fel.

Ett vanligt önskemål om ändring på Prisma är att byta plats på produkter i en annons. Tidigare beskrev prismas personal dessa ändringsönskemål i text, vilket ökade risken för missförstånd.

Numera kan samma sak göras enkelt i Kommentera.com genom att klicka på den plats dit produkten ska flyttas. Ett annat vanligt ändringsönskemål är att ändra ett pris. Även det går enkelt till genom att klicka på det synliga priset och skriva in det nya priset i kommentaren.

Tack vare de positiva erfarenheterna planerar Prisma Lappeenranta att fortsätta använda tjänsten även framöver. I framtiden kommer Prisma Lappeenranta att använda tjänstens arkiveringsfunktion mer systematiskt, så att exempelvis annonser från högtider under tidigare år enkelt kan hittas och jämföras.

”Jag rekommenderar Kommentera.com till alla företag där flera personer behöver godkänna material eller påverka dess innehåll.”
– Antti Punkkinen, Prisma-chef, Prisma Lappeenranta

Kund: Eekoo, Prisma Lappeenranta

Prisma Lappeenranta är flaggskeppet i Södra Karelens Andelslags butiksnätverk och regionens mest välbesökta varuhus. Varuhuset sysselsätter cirka 150 personer och är enligt flera mått ett av Finlands största Prisma-varuhus.

Kommentera.com – vad, var, när?

Kommentera.com är en webbaserad tjänst som underlättar och effektiviserar kommentering och godkännande av digitala dokument. Tjänsten kan användas för att ladda upp vilket innehåll som helst som behöver godkännas snabbt och strukturerat. Kommentera.com samlar också all projektinformation från olika skeden på ett och samma ställe, så att informationen alltid är lätt och tillförlitligt tillgänglig från en enda plats, exempelvis för rapportering.