Instruktioner för kommentatorer
Kommentera.com är en webbaserad tjänst som effektiviserar processen för kommentering av dokument. I tjänsten kan du snabbt kontrollera projektens status, göra korrigeringar och godkänna material.
Det är enkelt och snabbt att kommentera material. Du kan enkelt markera exakt var en korrigering ska göras med ett musklick. Dessutom kan du i realtid se tidigare versioner av materialet och andra kommentatorers korrigeringar, vilket minskar risken för missförstånd.
Innehåll
Snabbguide för kommentering av material
1. Kirjaudu palveluun
Logga in
Du får alltid ett e-postmeddelande när du har lagts till i ett nytt projekt. Klicka på länken i projektmeddelandet och logga in i tjänsten med dina användaruppgifter.
NYTT*: Du kan nu även logga in i tjänsten med en engångslänk. Klicka på alternativet Engångslänk och ange din e-postadress i fältet som öppnas nedanför. En länk skickas till den e-postadress du angett. Via länken kan du enkelt logga in i tjänsten. Länken är giltig i 15 minuter.
Ditt användarnamn i tjänsten är alltid din egen e-postadress (samma adress som projektmeddelandet har skickats till). Ditt lösenord har skickats till dig i förväg via e-post. Om du inte hittar e-postmeddelandet med lösenordet eller har glömt ditt lösenord kan du enkelt beställa ett nytt via funktionen
Efter att du har loggat in kan du välja ett nytt lösenord under Min sida i rullgardinsmenyn uppe till höger i tjänsten. Se avsnittet Min sida i guiden.
Öppna projektet
Välj önskat projekt i projektlistan och öppna det genom att klicka på projektets namn.
Nya projekt som du får är automatiskt markerade (med orange färg och fetstil) tills du öppnar dem. Du kan också själv markera ett projekt som läst eller oläst genom att välja ”Markera som läst” eller ”Markera som oläst” i menyn högst upp.
Kommentera, avvisa eller godkänn
Godkänn sidorna eller skriv dina ändringsönskemål i kommentarsfältet och avvisa sidan. Du kan också enkelt koppla en kommentar till en specifik punkt i materialet genom att klicka på önskad plats med kommentarspilen.
Att skriva kommentarer samt lägga till, flytta och ta bort kommentarspilar
(Kommentarspilar kan inte användas i videomaterial.)
Högst upp i kommentarslistan i den vänstra kolumnen finns ett textfält för allmänna kommentarer om sidan. Här skriver du kommentarer som inte gäller någon specifik punkt i bilden.
Du kan också markera en specifik punkt genom att klicka på önskad plats i bilden. En numrerad kommentarspil läggs då till på den valda platsen och ett textfält öppnas automatiskt bredvid pilen, där du kan skriva din kommentar.
Du kan enkelt flytta kommentarspilen genom att klicka och hålla ned musknappen på ikonen och dra den till önskad plats.
Du kan ta bort en kommentarspil genom att dubbelklicka på pilikonens nummer eller genom att välja Ta bort när kommentaren är i redigeringsläge.
Godkänn sidan endast om du inte vill göra några ändringar på den. När sidan godkänns låses den och godkännandet meddelas omedelbart till den som skickat materialet.
Välj ”Jag godkänner inte sidan” om du lägger till korrigeringar eller ändringsförslag på sidan.
När du avvisar sidan låses den för din del, så se till att du skriver in alla dina kommentarer på en gång. Avvisningen och dina kommentarer blir omedelbart tillgängliga för den som skickat materialet.
Om du vill fortsätta kommentera senare kan du spara dina kommentarer genom att välja ”Jag fortsätter kommentera senare”. Observera att dina kommentarer då ännu inte visas för den som skickat materialet. Du måste först välja att godkänna eller avvisa sidan för att ditt beslut och dina kommentarer ska bli synliga för avsändaren.
När du sparar kommentarerna tillfälligt kan du även välja att visa dem för de andra medlemmarna i arbetsgruppen. På så sätt kan ni diskutera kommentarerna inom gruppen innan du fattar beslut om att godkänna eller avvisa sidan.
Tillbaka till projektlistan
Efter att du har kommenterat sidorna kan du gå tillbaka till projektlistan genom att klicka på Projektlista i menyn högst upp. I projektlistan kan du sedan kontrollera att du har gått igenom hela materialet.
I projektlistan kan du se din egen status för varje projekt via statusikonen:
– du har inte börjat kommentera ännu
– kommenteringen av projektet pågår (minst en sida är ännu obehandlad)
– du har kommenterat hela projektet och avvisat minst en sida
– du har kommenterat hela projektet och godkänt alla sidor
– du deltar endast som informationsmottagare och har varken rättighet eller skyldighet att kommentera
För ett smidigt arbetsflöde rekommenderar vi att du även godkänner de sidor i projektet som inte nödvändigtvis hör till ditt ansvarsområde. På så sätt undviker du att projekt blir stående som ofärdiga.
Du kan godkänna flera sidor samtidigt med funktionen Alla sidor, som du öppnar genom att klicka på den understrukna texten i sidvalet.
Kommenteringsvyns övriga funktioner
Filer
Du kan också själv lägga till bilagor i projektet, till exempel bilder som saknas, större textdokument eller annat kompletterande material.
Raportering
Rapportfunktionen är främst avsedd för den som skickat materialet och samlar alla kommentarer i projektet i ett och samma dokument för att underlätta korrigeringar och ändringar.
Sidor
Vyn Alla sidor öppnas genom att klicka på texten i sidbläddringen. I den här vyn kan du godkänna eller avvisa flera sidor samtidigt.
För ett smidigt arbetsflöde rekommenderar vi att du även godkänner de sidor i projektet som inte nödvändigtvis hör till ditt ansvarsområde. På så sätt undviker du att projekt blir stående som ofärdiga.
Verktyg i kommenteringsvyn
Sidval
Bläddra mellan projektets sidor. Genom att klicka på texten i funktionen öppnas en vy där du kan godkänna eller avvisa flera sidor samtidigt. Du kan också välja önskad sida direkt via sidikonerna till höger i vyn.
Versioner
Här kan du se tidigare versioner av projektet och kommentarerna som hör till dem. Du kan också enkelt se dina egna kommentarer och kontrollera om de ändringar du begärt har gjorts i den senaste versionen.
Rotera
Rotera sidan på skärmen. Funktionen är till exempel användbar vid kommentering av förpackningsmaterial, där delar av materialet kan vara upp och ner.
Skalning
Förstora sidan på skärmen för att granska mindre detaljer eller texter.
Filtrera kommentarer
Du kan välja om kommentarslistan ska visa allas kommentarer, en enskild persons kommentarer eller endast dina egna kommentarer.
Sidikoner och status
Via sidikonerna till höger i vyn kan du se din status för varje sida:
– sidan är inte kommenterad – du har godkänt sidan – du har avvisat sidan
Arbetsgruppens medlemmars kommentarer och status
Du kan se arbetsgruppsmedlemmarnas status via ikonen efter respektive namn:
– personen har inte kommenterat sidan – personen har godkänt sidan – personen har avvisat sidan
– personen är informationsmottagare på sidan och har inte rätt att kommentera
Du kan se kommentarer som andra medlemmar i arbetsgruppen har skrivit. För muspekaren över kommentarsnumret för att se var i materialet kommentaren hör hemma. Du kan också föra muspekaren över en kommentarspil i materialet för att se den tillhörande textkommentaren.
Om kommentarspilarna täcker materialet och gör det svårare att granska kan du dölja en enskild kommentators kommentarspilar genom att klicka på pilen bredvid personens namn.
Kommentarerna visas som standard i kronologisk ordning, med de senaste kommentarerna överst.
Projektlistans funktioner
Filer
Här kan du ladda ner originalfilen som ska kommenteras samt eventuella andra bilagor som arbetsgruppen har lagt till i projektet. Du kan också själv lägga till bilagor, till exempel bilder som saknas, större textdokument osv. Samma funktion finns även i kommenteringsvyn.
Meddelande
Här kan du skicka meddelanden till hela projektets arbetsgrupp eller till enskilda medlemmar. Meddelandena skickas till mottagarna via e-post.
Arkivera
Håll projektlistan organiserad genom att flytta färdiga projekt till arkivet. Om en ny version senare läggs till i ett arkiverat projekt flyttas projektet automatiskt tillbaka till listan över aktiva projekt. Du kan därför tryggt arkivera projekt när som helst.
Radera
Tar bort projektet helt från ditt konto. Om en ny version senare läggs till i ett projekt som du har tagit bort återkommer projektet automatiskt till din projektlista. Du kan därför ta bort projekt när som helst.
Markera som läst / oläst
Markera eller ta bort markeringen från en projektrad för att hålla koll på vilka projekt som ännu behöver behandlas. Nya projekt som du får är alltid automatiskt markerade tills du öppnar projektet.
Aktiva / arkiverade
Visa dina aktiva eller arkiverade projekt.
Inkomna
Visar det totala antalet projekt i den valda listan. Siffran markerad med orange visar hur många nya projekt du har fått som du ännu inte har öppnat eller markerat som lästa.
Sök
Sök bland projekten i listan utifrån projektets namn.
Information och funktioner på projektraden
i-ikon
En kort sammanfattning av projektet och projektgruppens sammansättning.
Status-ikon
Via statusikonen i projektlistan kan du se din egen status för varje projekt:
– du har inte börjat kommentera – kommenteringen av projektet pågår (minst en sida är ännu obehandlad) – du har kommenterat hela projektet och avvisat minst en sida – du har kommenterat hela projektet och godkänt alla sidor – du deltar endast som informationsmottagare och har varken rättighet eller skyldighet att kommentera
Projektet är låst
Låsikonen visar att kommenteringen av projektet har stängts.
Det beror antingen på att du redan har kommenterat hela projektet eller på att den som skickat materialet har stängt kommenteringen, till exempel för att tidsfristen har gått ut.
Övrig information på projektraden
På projektraden ser du även projektets grundläggande information, såsom antalet versioner, när projektet togs emot och sista datum för kommentering.
Du kan sortera projekten i stigande eller fallande ordning utifrån uppgifterna i de olika kolumnerna genom att klicka på önskad kolumnrubrik.
Min sida
Du hittar avsnittet Min sida i rullgardinsmenyn uppe till höger i tjänsten. Där kan du bland annat byta lösenord för ditt konto och välja vilka meddelanden du vill få om projekt och hur kommenteringen fortskrider.
Personuppgifter
Du kan ange ditt namn och dina företagsuppgifter. Om din e-postadress har ändrats, kontakta vår användarsupport på support@kommentera.com.
Byte av lösenord
Du kan byta ditt lösenord när som helst och hur många gånger du vill.
Språkval
Välj språk för tjänsten. Du kan välja mellan finska, svenska och engelska.
Tidszon
Valitse oikea aikavyöhyke, niin projektien deadlinet ja muistutukset määrittyvät oikein.
Projektmeddelanden
Tjänsten skickar automatiskt e-postmeddelanden om nya projekt och påminnelser när projektens deadline närmar sig. Du får dock endast en deadlinepåminnelse om den som skickat materialet har valt att en sådan ska skickas.
Utöver de automatiska meddelandena kan du välja att få meddelanden om hur kommenteringen i projekten fortskrider. Du kan även välja att få alla meddelanden som SMS. (SMS fungerar endast med finländska mobilabonnemang där avgiftsbelagda meddelanden inte har blockerats.)
